El plan de comunicación

Fase 1: Análisis del grado de conocimiento

El objetivo de esta fase es conocer el impacto que el Proyecto está teniendo en la organización y la ciudadanía, detallando los logros obtenidos y identificando los colectivos destinatarios a través de las opiniones de los responsables, la tipología de servicios a prestar, el inventario de procedimientos….

Todo ello se plasma en una tabla IN-OUT, base de la estrategia de comunicación.

Fase 2: Estrategia

La segunda fase del Plan delimita las acciones de comunicación que han de servir para divulgar el Proyecto, en base a sesiones creativas – tormenta de ideas – conjuntas entre los responsables del proyecto y T-Systems.

Esto permite disponer de un briefing con las acciones a realizar, el colectivo al qué van destinadas, las ideas a transmitir y un breve desarrollo del mensaje que se propone, el soporte o medios con los que se pretende trasladar este mensaje, la frecuencia y tipo de difusión (inmediata o gradual) de la comunicación y una estimación del presupuesto. El briefing es el documento de síntesis que ha de servir de punto de enlace con las agencias de comunicación.

Fase 3: Desarrollo y ejecución

Existen diversos medios para transmitir un mensaje a un público concreto, que varian desde un simple folleto o un comunicado en la prensa escrita, a un anuncio en TV o en una valla publicitaria.

Independientemente de la herramienta escogida, el desarrollo de cada acción de comunicación se trabajará en dos direcciones:

• La elaboración de los contenidos (guión del vídeo, texto del tríptico, estructura de la presentación…) que han de ser creíbles, originales y ajustados a la estrategia de comunicación acordada. Se concentra en cómo explicar mejor la idea.
• La imagen y el diseño (comunicación visual, logos, diagramas conceptuales, maquetación…). Se concentra en la forma de representar o codificar el mensaje mediante imágenes para que los ciudadanos se fijen más en él y lo diferencien de otras informaciones que les llegan habitualmente.