Ricardo Martínez

La entrevista: Ricardo Martínez

Ricardo Martínez, Director de Informática del Ayuntamiento de Arnedo, responde a las preguntas de tao.es, inaugurando así una nueva sección de www.tao.es dedicada a entrevistas con personas relevantes de las Administraciones Públicas.

El Ayuntamiento de Arnedo lleva ya varios años evolucionando hacia la Administración Electrónica. ¿En qué estado se encuentra esta evolución?

El Ayuntamiento de Arnedo desarrolló en el año 2005 una auditoría operativa que diseñó un plan integral de modernización. Fruto de este plan hemos estado trabajando en la mejora de nuestros procesos internos y en poder prestar servicios digitales a nuestros ciudadanos. Hemos por tanto desarrollado unas bases sólidas de lo que podríamos llamar la modernización de nuestra Corporación. La primera experiencia tuvo lugar en el año 2006 con un proyecto que culmina con la parametrización de los expedientes de urbanismo, contratación y algunos significativos de la gestión económica. Esta fecha marca también un hito importante: la apertura, por primera vez en la historia, de nuestro Ayuntamiento a la e-administración, mediante la creación de la carpeta ciudadana denominada “24 horas conTIgo”. Ello supuso un cambio de mentalidad en la forma de trabajar. Los datos de cada ciudadano se ponían al servicio de éste, y se podía consultar y hacer algunos trámites on-line.  En noviembre de 2007 comenzamos el proyecto “Un paso adelante en la transformación digital”, actualmente finalizado, donde se ha llevado a cabo la parametrización de nuevos procedimientos, acuerdos y decretos (ADN), la ampliación de servicios en la plataforma telemática, la implantación de un sistema de gestión documental y la puesta en marcha de la oficina de atención ciudadana. La evolución en estos últimos años es satisfactoria, y actualmente se está trabajando en extender la firma electrónica a otros programas como SICAP y se está terminando de redactar el Reglamento de Administración Electrónica. Los siguientes retos serán abordar el registro electrónico y la notificación electrónica.

¿Qué tipos de servicios electrónicos pueden ya ofrecer a sus ciudadanos y a las empresas a través de su Carpeta Ciudadana?

La carpeta ciudadana “24 horas conTIgo” ofrece a los ciudadanos, entre otros servicios, la posibilidad de consultar todos sus datos, obtener un volante-certificado de empadronamiento, realizar una domiciliación bancaria, comunicar incidencias en la vía pública y solicitar un certificado de estar al corriente de pagos.  En el proyecto “Un paso adelante” se han incorporado dos nuevos servicios: autoliquidaciones de plusvalías e impuesto sobre tracción mecánica de vehículos y la pasarela de pagos, de acuerdo al convenio firmado con Red.es.

Desde el portal del proveedor se pueden consultar el estado de las facturas y realizar varios trámites: baja de cuenta bancaria, comunicación de nueva cuenta bancaria, modificación de la cuenta bancaria preferida, modificación de sus datos, remisión de documentación diversa y solicitar el endoso de una factura. También se ha abierto otro portal dirigido a las gestorías para que puedan realizar trámites en representación de sus clientes.

¿Cuál ha sido la respuesta de la ciudadanía a la nueva Oficina de Atención al Ciudadano y a los servicios electrónicos que el Ayuntamiento ha ido gradualmente poniendo en marcha?

Satisfactoria, pero hay que seguir potenciándola y realizar campañas de difusión sobre los servicios que ofrece. Queremos abrir todos los canales de comunicación con nuestros ciudadanos, y quien quiera venir al Ayuntamiento encontrará en la oficina de atención ciudadana un servicio personalizado donde se puede tramitar desde una licencia de obras hasta obtener información sobre actos culturales, deportivos, sociales, actividades que realizan las asociaciones de la ciudad etc… El ciudadano ya no tiene que trasladarse a las diferentes áreas del Ayuntamiento, que pueden estar ubicadas en otros edificios. Tiene una oficina que en la medida de lo posible facilita todas estas gestiones. Pero también, para aquel que quiera hacerlo por Internet, vamos habilitando lo necesario para que utilice este canal, mediante nuestra carpeta ciudadana y nuestra página Web www.arnedo.com, a la que invito a visitar.

Los Ayuntamientos deben estar constantemente innovando y cambiando porque los ciudadanos se mueven, quieren nuevos y mejores servicios, y nadie entendería que no se diesen los pasos para facilitar estos. Además, los jóvenes están inmersos en las nuevas tecnologías, se matriculan y compran entradas por Internet, etc.… Ellos, que son la generación de las TIC, no comprenderían que las Administraciones no dedicasen sus esfuerzos en este sentido. Quiero destacar también que algo ha cambiado con la creación de la Oficina de Atención Ciudadana como ha sido la apertura del Ayuntamiento por las tardes, con el objetivo de facilitar las gestiones a los ciudadanos.

Muchas entidades locales están teniendo dificultades o se ven desbordadas para poder garantizar el cumplimiento de la Ley de Acceso ¿Qué recomendaciones haría para que pudieran abordar esta transformación de forma escalonada y con garantías?

Detenerse cinco minutos, y empezar a pensar en un plan estratégico de modernización de su organización, para examinar así donde se encuentran y los pasos que hay que dar para conseguir alcanzar los diferente hitos de la Ley de Acceso de Administración Electrónica. Hay que gestionar el cambio, haciendo partícipes a toda la organización, tanto técnica como política. La comunicación se convierte en un elemento esencial para conseguirlo. Comenzar a convertir en objetivos aquellos sueños que se tienen, porque el único límite eres tú mismo.  El planteamiento de la implantación de los servicios electrónicos debe ser escalonado, puestos en funcionamiento por la organización para que posteriormente puedan ser utilizados por los ciudadanos. Proyectos ambiciosos que han apostado por una implantación global en escaso tiempo se han convertido en fracasos y su único “éxito” ha sido el titular de la prensa.

Qué entiende Usted por transformación electrónica de una Administración. ¿Se trata simplemente de implementar un portal?

Yo creo que más que hablar de transformación electrónica, modernización etc. hay que hablar de un modelo de administración pública donde la simplificación de los trámites, el servicio, la calidad, la atención personalizada, la accesibilidad, la eficacia, la eficiencia … sean pilares básicos de una Administración que necesita reinventarse, porque lo queramos o no,  somos una empresa de servicios. No olvidemos que tenemos la posibilidad de “hacer felices a los ciudadanos”, ya que la mayoría de las decisiones y las acciones que se llevan a cabo en el seno de las administraciones, tienen que ver con  diferentes aspectos que forman parte de nuestra vida diaria. La tan reiterada participación ciudadana debe avanzar en el sentido de hacer protagonistas a los ciudadanos, de escucharles, quizás a veces las pequeñas cosas son las que más les llegan. ¿Qué sentido tiene tener un fabuloso centro joven si luego no ofrecemos los servicios que necesitan nuestros jóvenes? Si esto lo interiorizamos, cualquier transformación en mayúsculas será posible y en ella estarán presentes las TIC.

Existe un cierto consenso en considerar que la creciente disponibilidad de servicios electrónicos que ha impulsado la Ley de Acceso no se ha correspondido con un uso equivalente de estos servicios por parte de los ciudadanos ¿Está Usted de acuerdo con esta afirmación, y en caso afirmativo, cuáles cree que son las causas de este diferencial?

Sí, es cierto, falta comunicación e información. Debemos aprender a transmitir los servicios que ofrecen las Administraciones. Difícilmente vamos a poder comunicar y transmitir la información, si a nivel interno no existe un canal de comunicación que transmita lo que se está haciendo en el Ayuntamiento. ¿Cuántas veces nos preguntan si estamos enterados de que el Ayuntamiento ha hecho o dicho alguna cosa?, y uno no tiene ni idea y trabaja en esta institución. Imaginemos a todos los empleados públicos de cualquier Ayuntamiento que han sido informados, han participado y han sido formados en servicios electrónicos, en definitiva, se han convertido en los protagonistas del cambio y empiezan a transmitirlo, a sus familias, amigos, conocidos, etc. Esto tiene un potencial increíble y en una ciudad pequeña se convierte en una cadena de transmisión constante de la información.

En relación a la pregunta anterior, ¿Qué medidas pueden, en su opinión, emprender las Administraciones Públicas para favorecer el uso de los servicios electrónicos por parte de los ciudadanos y las empresas? ¿Ha impulsado el Ayuntamiento de Arnedo alguna actuación en esta dirección?

Campañas de difusión y comunicación, facilitar aquellos aspectos que son necesarios para la utilización de los servicios electrónicos como puede ser la obtención de la firma electrónica,  convenios de colaboración entre Administraciones y empresas para potenciar  la expansión de Internet, fomentar cursos de formación y todo ello con un lenguaje sencillo, en definitiva que se comprenda.

En este sentido el Ayuntamiento de Arnedo ha facilitado a sus ciudadanos la obtención de la firma electrónica en colaboración con el Gobierno de la Rioja, editamos un newsletter digital semanal con agenda y noticias de la Ciudad, un apartado de Administración electrónica mostrando los tramites que se pueden hacer a través de Internet, los servicios que ofrecemos e incluso información de actividades u otros que pueden ser de interés a nuestros ciudadanos. Hemos potenciado los cursos de formación en las dos cibertecas de que disponemos, y a través de ello intentamos explicar estos servicios, organizando cursos para diferentes edades y sectores. Cada semana se reúne un equipo de empleados públicos de  distintas áreas  del Ayuntamiento y un técnico de la empresa adjudicataria del contrato,  para actualizar y mantener nuestra página Web www.arnedo.com. A través de la OAC vamos conociendo las demandas y necesidades de los ciudadanos respecto a nuestra Web, registrándolas en el módulo de atención ciudadana (ATC) para que aquello que les es difícil encontrar lo tengan al alcance en un clic.

¿Qué importancia da Usted a la formación de los empleados públicos en el proceso de evolución hacia una Administración Electrónica?

Es fundamental y necesario que  los empleados públicos tengan una formación continua y una actualización permanente de sus conocimientos y capacidades profesionales, así lo establece el EBEP. Hay que comunicar e informar, pero sobre todo escuchar sus propuestas, diseñar planes de formación continua. En la exposición de motivos del EBEP se dice que las Administraciones y entidades públicas de todo tipo deben contar con los factores organizativos que les permitan satisfacer el derecho de los ciudadanos a una buena administración y que entre esos factores el más importante es, sin duda, el personal al servicio de la Administración, y continua diciendo que el sistema de empleo público que permite afrontar estos retos es aquel que hace posible atraer a los profesionales que la Administración necesita, que estimula a los empleados para el cumplimiento eficiente de sus funciones y responsabilidad, les proporciona la formación adecuada y les brinda suficientes oportunidades de promoción profesional. Totalmente de acuerdo, pero hay que pasar a la acción y el Ayuntamiento de Arnedo está en ello, en una apuesta clara y decidida de que la formación es un pilar básico de cualquier organización y sus funcionarios son el mejor activo. Aquí también nos debemos detener para diseñar y planificar la formación, y ver si el planteamiento es el correcto, ya que cuando hablamos de innovar el campo de la formación es muy extenso.

¿Existe realmente una verdadera Administración sin papeles?

2015 es la fecha que el Gobierno ha fijado para eliminar el papel en la Administración Pública. Para cumplir este reto se digitalizarán todos los trámites administrativos, se finalizará la incorporación de la firma Electrónica (DNI electrónico) y se hará una migración de todos los registros hacia el formato digital. Para ello se actuará en la mejora de las infraestructuras de telecomunicaciones y en la concienciación sobre el uso y la confianza en Internet.

Yo creo que los pasos que se están dando en este sentido invitan al optimismo, aunque queda mucho trabajo por realizar: desde la interoperabilidad de las Administraciones Públicas, hasta la definición de unas normas de catalogación, formatos, archivo, conservación de documentos y un largo etc…, sin olvidar los costes económicos que esto conlleva. En definitiva el éxito está en innovar en un modelo organizativo y funcional.

¿Qué ventajas ha supuesto para el Ayuntamiento de Arnedo la implantación de la firma electrónica? ¿Cómo se han superado las barreras internas que generalmente conllevan este tipo de cambios?

Actualmente tenemos tres circuitos definidos de firma electrónica (expediente de subvenciones, licencias de obras, actas y decretos).  Es el módulo que más expectativas ha creado en el Ayuntamiento. Desde hace unos años ya estábamos trabajando en algunas experiencias con la Comunidad Autónoma de la Rioja como Ayuntamiento piloto en el envío de anuncios al BOR y muchos de los empleados públicos ya disponíamos de la firma electrónica.  En todas las sesiones de información y formación que se han llevado a cabo hemos visto que el circuito de firma y su funcionamiento mejoran el sistema actual de firma manual. La única barrera en estos momentos es obtener los certificados de  empleado público para poder realizar la firma, ya que había algunas reservas en la utilización de la firma personal. En este sentido se va a firmar un convenio con la Comunidad Autónoma de la Rioja. Personalmente yo la estoy utilizando, no solamente en los expedientes pilotos, también en la realización de informes de mi Área. La ventaja que más se ha destacado es que permite firmar varios documentos de trámite de una sola vez.

¿Cómo afronta el Ayuntamiento de Arnedo la cooperación electrónica con otras Administraciones? ¿Es posible alcanzar realmente la interoperabilidad?

Estamos dispuestos a ser Ayuntamiento piloto para potenciar la cooperación electrónica con otras Administraciones, pero sigue siendo una asignatura pendiente. Es cierto que ya estamos utilizando diferentes servicios de otras Administraciones (Hacienda, Seguridad Social, Tráfico, Catastro) y en nuestro caso también con el Gobierno de la Rioja, que facilitan los trámites y la atención al ciudadano.

Una interoperabilidad real es aquella que pone todos sus recursos al servicio de los ciudadanos. Sigue habiendo recelos para compartir los recursos, hay administraciones que todavía no tienen una base de datos de terceros unificada, falta definir protocolos de presentación de documentos unificando en la medida de lo posible, convenios de colaboración entre Oficinas de atención ciudadana de las diferentes administraciones etc…

Para finalizar, ¿cuáles son para Usted los retos que desde el punto de vista de las TIC se le plantean a las Administraciones Públicas en los próximos años?

Imaginemos que las Administraciones Públicas (central, autonómica y local) fuesen capaces de realizar una carta de servicios pensando en el ciudadano-cliente, donde se reflejaran las competencias de cada una con la financiación suficiente para llevarlas a cabo, y que además estuviesen coordinadas (interoperabilidad). Imaginemos que esta carta fuera capaz de adaptarse a las necesidades de los ciudadanos ofreciéndoles atención, calidad, servicio…, y que estas administraciones reaccionaran ante las nuevas demandas y necesidades de los ciudadanos-cliente, y se planteasen seguir innovando día a día. En estos retos las TIC adquieren todo el protagonismo de futuro. Como decía Antoine de Saint Exúpery “El mundo entero se aparta cuando ve pasar a un hombre que sabe a dónde va”.

Muchas gracias por su colaboración con la nueva web tao.es de T-Systems.

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