Ignacio Martínez y Francisco García

Entrevista a Francisco García e Ignacio Martínez

Ignacio Martínez Vila y Francisco García Pascual, Secretario y Responsable de Organización e Informática del Ayuntamiento de Almassora, respectivamente, responden a las preguntas de www.tao.es dentro de nuestra nueva sección dedicada a entrevistas con personas relevantes de las Administraciones Públicas.

El Ayuntamiento de Almassora es una referencia ineludible en la Comunidad Valenciana cuando hablamos de firma electrónica en la Administración. ¿En qué momento nace el proyecto y por qué razón se le da prioridad?

Ignacio Martínez Vila: A finales de 2005 se nos plantea por parte de la dirección política la puesta en marcha de una oficina de atención al ciudadano, el estudio de este proyecto nos termina llevando a otro más global y ambicioso donde ya se habla de gestión por procesos, administración electrónica, calidad… En verano de 2006 tras una visita al TECNIMAP de Sevilla, se forma en el Ayuntamiento un equipo de trabajo que diseña las líneas estratégicas básicas del Plan de Modernización que actualmente estamos desarrollando.

Con los recursos de que disponemos resultaba imposible abordar simultáneamente las diferentes actuaciones contempladas en el Plan de Modernización, de ahí que resultase imprescindible priorizar unos proyectos frente a otros. Desde el primer momento fuimos conscientes de que para alcanzar los objetivos que el Plan había marcado había que dar credibilidad al proceso dentro del Ayuntamiento y que por encima de otras iniciativas a corto plazo más visibles pero en gran medida fundamentalmente estéticas debíamos concentrar los primeros esfuerzos en la mejora de nuestros procesos y herramientas de trabajo, siendo la implantación de la firma electrónica una de las medidas fundamentales para ello.  Esta estrategia nos ha hecho avanzar al principio con mayor lentitud pero al mismo tiempo nos ha permitido partir de unos cimientos sólidos para abordar con seguridad iniciativas cada vez más complejas. No hay que olvidar que la aplicación de la firma electrónica no se limita a la simple sustitución de la firma manuscrita, requiere un trabajo previo de catalogación y rediseño de muchos procedimientos y procesos y también comporta cambios organizativos que obligan a superar hábitos de trabajo muy arraigados.

Su Ayuntamiento tiene una experiencia de más de dos años en la implantación de la firma electrónica. Desde esta perspectiva, y si tuviera que aconsejar a otra Administración,  ¿Qué aspectos considera que han sido indispensables para llegar hasta aquí, y qué barreras han tenido que superar?

IMV: Desde luego es imprescindible que exista un apoyo claro por parte de la dirección política, que al mismo tiempo una o varias personas dentro de la organización asuman el liderazgo del proceso y que éstas sean capaces de implicar al mayor número de personas posible para que el impulso sea general y no de unos pocos. Aunque resulte un tópico no quiero dejar de resaltar la necesidad de que se dedique tiempo a planificar los objetivos y pasos a seguir de una manera adecuada, puesto que, y más ahora, los recursos son limitados y no nos podemos permitir errores en este tipo de proyectos.  A partir de aquí, alcanzar los objetivos propuestos dependerá del acierto en la elección tanto del socio tecnológico como de las personas involucradas en el proyecto dentro de la organización.

Para nosotros ha sido fundamental en primer lugar aumentar la plantilla del departamento de informática adecuándola a las necesidades que ha provocado la puesta en marcha de todos los nuevos proyectos y después tomar la decisión de que ésta estuviera integrada tanto por personal técnico como administrativo. No se puede pretender que para la implantación del expediente con firma electrónica el personal técnico se convierta en experto en la legislación administrativa ni que aquellos cuya formación es fundamentalmente jurídica lo seamos en informática y sistemas, de ahí que para superar dicha brecha resultase necesario juntar en un mismo equipo a personas con formación en ambos campos. Como he dicho anteriormente es básico tener un socio tecnológico a la altura de los objetivos fijados pero si la organización no dispone de personal propio con formación y conocimiento suficiente resultará casi imposible alcanzarlos.

En cuanto a las dificultades, éstas son las mismas que las de cualquier organización pública: resistencia al cambio, recursos limitados y falta de personal con formación específica y experiencia previa en procesos de modernización.  Esta ausencia de personal especializado en modernización administrativa nos ha obligado a hacer un hueco en nuestro día a día para dedicar dicho tiempo a impulsar este proyecto intentando adquirir sobre la marcha la formación necesaria para ello. Debemos asumir que la innovación y la creatividad comportan el riesgo de equivocarse. Sólo se puede favorecer la innovación si se asume el riesgo que conlleva.

¿Cómo garantizan ustedes con seguridad la identidad del firmante así como la integridad y autenticidad del texto y/o mensajes enviados?

Francisco García Pascual (FG): Como es natural, nosotros identificamos informáticamente a las personas según su identidad digital. Es decir, cada persona que firma un documento tiene un certificado electrónico de empleado público en un soporte físico (tarjeta) y con una clave de acceso como una tarjeta bancaria. De esta manera se asegura que una firma electrónica se realiza efectivamente por su propietario. Asimismo, el entorno de firma de documentos está en un servidor interno, dentro una red privada, protegida del exterior por un cortafuegos, lo cual nos garantiza el acceso restringido a nuestros usuarios.

De alguna manera, nos debemos sentir responsables de crear y mantener la más absoluta credibilidad sobre la firma digital, y somos conscientes que esta labor debe ser exigente y constante a lo largo del tiempo ya que, el más mínimo atisbo de duda sobre su fiabilidad daría al traste con un trabajo de mucho tiempo de mentalización y motivación sobre este tema.

¿Cuáles son los certificados válidos para firma electrónica en el Ayuntamiento de Almassora?

FG: Nuestro Ayuntamiento utiliza, para la validación de certificados, la plataforma @firma del Ministerio de la Presidencia, que ofrece los servicios de validación y firma electrónica multi-PKI, con la finalidad primordial de ofrecer las funciones de validación de certificados, firma electrónica, seguridad, todo ello desacoplado de las aplicaciones en que funcionamos. @firma admite certificados digitales reconocidos conforme al estándar ITU-T X.509 v3, emitidos por múltiples prestadores de servicios de certificación. Todos estos prestadores se encuentran inscritos en el registro de autoridades de la Secretaria de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de Información del Ministerio de Industria, turismo y Comercio.

Hemos elegido esta manera de hacer porque la plataforma @firma nos asegura una actualización continua y segura de los organismos prestadores de los servicios de certificación con lo que nos evitamos, evidentemente,  la preocupación de estar al día en este tipo de aspectos tecnológicos.

El Área de Actividades y Urbanismo del Ayuntamiento de Almassora ha incorporado a la totalidad de sus procedimientos la firma electrónica.  ¿Cuántas personas utilizan este servicio, que perfiles tienen y que beneficios les ha reportado como usuarios?

FG: En la actualidad, la totalidad de los procedimientos que se llevan a cabo en estas áreas (Actividades y Urbanismo) se realizan en formato electrónico, a través de la aplicación de gestión de expedientes. Realmente la implantación de la firma digital es un paso más dentro del funcionamiento del propio gestor; de manera que todos los usuarios, ya sean personal administrativo o técnico, trabajan en el marco de la aplicación de la misma manera que lo hacían anteriormente, por lo que todo el personal que firmaba de forma manuscrita algún documento relacionado con un expediente de Actividades y Urbanismo (requerimientos, informes, resoluciones, notificaciones…), actualmente lo realiza en formato digital.

La autenticidad y seguridad de los documentos firmados digitalmente, impidiendo cambios ulteriores en sus contenidos, el control de los documentos, la mejora en los plazos de firma, la agilidad y accesibilidad a todos los documentos obrantes en el expediente, la firma masiva, la gestión automática de los circuitos de firma, la revocación de una firma y la posterior conservación, en soporte digital, de los documentos firmados… son algunas de las múltiples ventajas que esta suponiendo la firma digital frente a  la firma manuscrita para las personas que lo realizan.

Nos consta que han implementado la firma en el Área de Contratación. ¿Qué ha significado la firma para esta área?

IMV: Ya no sólo la firma sino la misma implantación del expediente electrónico nos ha permitido mantener actualizada una base de datos con un importante volumen  de información de nuestros licitadores, información que luego aprovechamos a lo largo de cada procedimiento. También se consigue un mayor control de los plazos en el expediente y en definitiva una mayor agilidad y seguridad en la gestión. En esta área sólo nos falta aplicar la firma al documento de formalización y la puesta en marcha del sistema de contratación electrónica que lo hemos dejado para más adelante.

¿Aceptan la firma electrónica de personas externas al Ayuntamiento?

FG: Actualmente aceptamos documentos firmados electrónicamente por ciudadanos y entidades externos al propio Ayuntamiento, aunque su presentación debe ser presencial. No obstante, la cantidad de los mismos que recibimos actualmente es anecdótica.

El Registro electrónico ha sido instalado recientemente y en breve lo pondremos en marcha así que, a partir de ese momento, la cantidad de documentos electrónicos que entrarán será mucho mayor.

¿En qué otras áreas de la organización se utiliza la firma electrónica?

FG: Como ya hemos comentado, la firma electrónica está plenamente implantada en las áreas de Contratación, Actividades y Urbanismo pero, son bastantes más la áreas  de nuestro Ayuntamiento donde se ha implantado la firma digital.

La implantación de la firma digital viene acompañada de la implantación del gestor de expedientes. En nuestro caso, por la alta calidad de nuestros colaboradores, primamos en su día la velocidad de implantación a costa de una menor automatización de los propios procedimientos. Es decir, hicimos más hincapié en conseguir una globalización en el uso de la firma digital en el Ayuntamiento antes que una parametrización exhaustiva del gestor de expedientes. Esta decisión ha desembocado en lo que tenemos ahora, una alta tecnificación en la gestión de los distintos expedientes sin las  grandes “ataduras” que genera un alto control informático de los mismos, cosa que realmente no nos es necesaria por el tipo de personal con el que contamos. Las áreas que actualmente funcionan con firma electrónica son Contratación, Actividades, Urbanismo, Secretaría, Responsabilidad Patrimonial, Sanciones, Recursos Humanos, y en menor medida, Servicios Sociales. Nuestros objetivos a corto plazo es abordar el resto de grandes áreas, que son Intervención, Tesorería, Cultura y Juventud, Deportes y Policía Local.

Asimismo, y fuera del ámbito del gestor de expedientes, también tenemos firma electrónica para la validación de las facturas recibidas. Esta validación nos es muy útil por la reducción de plazos que supone una mayor agilidad en dar el visto bueno por parte de técnicos y concejales.

¿Cómo Secretario del Ayuntamiento, qué ventajas la ha aportado la firma electrónica en su trabajo diario?

IMV: Las ventajas que me ofrece la utilización de la firma no difieren de las que ésta aporta al resto del personal municipal: acceso personal e inmediato al expediente asociado a la firma a realizar, posibilidad de firmar desde cualquier terminal se encuentre o no en el Ayuntamiento, eliminación de tiempos de espera derivados del traslado de expedientes o incluso la posibilidad de su pérdida. Por supuesto la posibilidad de firmar masivamente documentos como las notificaciones o aprovechar el certificado de órgano para, por ejemplo, realizar el escaneo certificado de documentos presentados por los ciudadanos, reduce enormemente el tiempo que hasta este momento hemos dedicado a estas tareas.

¿Cómo mantienen Ustedes los circuitos de firma? ¿Existe un único responsable para ello?

FG: La puesta en marcha de la administración electrónica creó una necesidad anteriormente desconocida dentro de nuestro Ayuntamiento. Si bien en la gestión municipal tradicional las cosas funcionaban “solas”, el aumento de la complejidad en los procedimientos y la automatización cada vez más profunda de los diversos trámites hizo que surgiera una palabra nueva, “Organización”. Nos dimos cuenta que necesitábamos una estructura horizontal que ayudara, asesorara y tutelara al resto de la entidad en temas relacionados con la nueva forma de hacer las cosas. Esta nueva estructura parametrizaría, crearía nuevos tipos de expedientes, mantendría los circuitos de firma, definiría formularios y realizaría todas las actuaciones necesarias para el buen fin de la gestión municipal. Es su día elegimos informática como el lugar más adecuado para esta estructura, dando un nuevo rumbo al departamento, que actualmente se llama “Organización e Informática”.

Nos gustaría puntualizar que, de entre las labores a realizar por el departamento de Organización e Informática, no está la disminución de las responsabilidades de los distintos funcionarios municipales, sino la simplificación de su trabajo para el buen fin de la entidad. En esta línea de cosas, y hablando de los circuitos de firma, sólo hemos utilizado los roles de cargos para el personal político y habilitados nacionales, dejando en manos del funcionario que envía un documento a firmar la elección del resto de firmantes. Esto nos evita gestión y mantiene la responsabilidad del que genera un escrito en cuanto a las personas que lo firman.

La firma electrónica forma parte de un proyecto más amplio del Ayuntamiento. ¿Cuáles son las líneas de actuación principales del mismo?

IMV: El Plan de Modernización Municipal partiendo de valores como la mejora continua, trabajo en equipo, transparencia y orientación al ciudadano, establece cuatro grandes líneas estratégicas: Evolución tecnológica, organización y procesos, gestión de las personas y orientación al ciudadano. Cada una de estas líneas se divide en diferentes objetivos y proyectos concretos que van desde la administración electrónica: carpeta ciudadana, registro electrónico, firma y gestión documental, GIS, etc.…. Hasta la apertura de una oficina de atención del ciudadano, publicación de cartas de servicios, elaboración anual de un plan de formación, implantación de un sistema de indicadores de gestión o la aplicación de la evaluación del desempeño del personal municipal.

¿Han existido reticencias o falta de entusiasmo de algún colectivo ante el despliegue de la firma electrónica en la organización? ¿Cómo han llevado a cabo la gestión del cambio y qué peso le han dado a la formación?

IMV: A todos nos inquieta que alguien nos diga que hemos de cambiar nuestra forma de trabajar, más aún cuando los cambios son de entidad y nos exigen un esfuerzo adicional. En nuestro caso, no obstante, tenemos la suerte de disponer de un personal muy cualificado, que además ha sido receptivo en términos generales por lo que no nos hemos encontrado con reticencias reseñables. En cualquier caso siempre resulta aconsejable comenzar con trámites sencillos y dentro de departamentos que ya desde el principio se muestren interesados en implantar los cambios puesto que una primera mala experiencia puede provocar que el proyecto se vea por el resto con cierto escepticismo. Es muy importante no dejar “sólo ante el peligro” al personal ante los cambios. Por ello no sólo la formación es fundamental, sino también poner en marcha una especie de “servicio de atención al cliente” que acompañe a los usuarios de estas nuevas herramientas hasta que las dominen.

A los ciudadanos y a las empresas, ¿les aporta alguna ventaja la puesta en marcha de la firma electrónica?

FG: La puesta en marcha de la firma electrónica genera una serie de ventajas directas y fácilmente identificables, como son la mayor agilidad de la gestión de los trámites, la importancia de tener los documentos en formato digital, con los beneficios a nivel de archivo, copias y validaciones, así como la disminución de la tradicional “cola para recoger un papel”. No hay que olvidar que la implantación de la firma electrónica junto con la puesta en marcha de la carpeta ciudadana permitirá a los vecinos de Almassora disponer de una oficina municipal en su casa las 24 horas del día los 365 días del año.

Existe además una importante ventaja indirecta derivada de la revisión y reingeniería que hemos tenido que realizar a los distintos procedimientos y que ha desembocado en una forma de tramitar más adecuada e inteligente.

Ya desde el punto de vista de nuestro Ayuntamiento, las ventajas vendrían de la disminución de los costes, la futura disminución de archivo, así como la movilidad del personal que firma los documentos, que no tiene que estar en un sitio físico para realizar la firma.

¿Realmente será algún día posible una “Administración sin papeles”, o bien los documentos en soporte papel y digital deberán convivir siempre?

IMV: Yo soy optimista puesto que legalmente ya están sentadas las bases y disponemos de los instrumentos para ello; si documentos complejos como las plicas para las licitaciones ya pueden presentarse electrónicamente no veo porque no puede hacerse con el resto.  En cualquier caso pasará tiempo antes de que se consiga puesto que  las  Administraciones avanzamos a distintas velocidades y además de manera  bastante descoordinada, en mi opinión profundizar en la interoperabilidad será clave para alcanzar dicho objetivo.  No obstante esto y aunque parezca paradójico donde más tardaremos en hacer desaparecer el soporte papel será en nuestra relación con el ciudadano y no precisamente por un problema de legalidad, aunque actualmente solo podemos obligar a las personas jurídicas a que se relacionen con la Administración a través de canales electrónicos, sino por condicionantes de tipo económico y social que están fuera de nuestro alcance.

¿Qué tipos de servicios electrónicos podéis ofrecer en estos momentos a los ciudadanos y empresas?

FG: Como ya hemos comentado previamente, nuestro Ayuntamiento ha preferido fortalecerse a nivel interno en cuanto a la modernización electrónica antes de “salir al exterior”. De esta manera hemos conseguido que, dentro de casa, gocemos de un nivel electrónico óptimo y preparado para comenzar a ofrecer un buen servicio a nuestros ciudadanos.

La oferta de nuestro Ayuntamiento en cuanto a los servicios electrónicos pasa, desde la consulta del tablón de anuncios municipal, el perfil del contratante, la posibilidad de realizar sugerencias y quejas, la consulta de recibos pagados, la impresión de recibos pendientes para su pago, consulta de los datos patronales, la emisión de volantes de empadronamiento, la consulta del estados de los trámites donde una persona física o jurídica figure como tercero, hasta la admisión de documentos electrónicos por parte de la ciudadanía y la posibilidad de validación electrónica de los documentos electrónicos que se emiten en nuestro ayuntamiento. También estamos haciendo nuestros “pinitos” con las redes sociales a nivel de difusión deportiva, turística y cultural, abriendo cuentas de los distintos departamentos para dar a conocer nuestros contenidos.

Los siguientes pasos a dar son quizá los más importantes: dar por bueno todo el circuito electrónico desde la solicitud hasta la notificación electrónica y comenzar a sacar a la luz de forma ortodoxa el registro electrónico.

¿Cuál es el grado de avance en el cumplimiento de la Ley de Acceso por parte del Ayuntamiento de Almassora? ¿Qué acciones hay previstas al respecto? ¿Existe cooperación electrónica con otras Administraciones, por ejemplo la Diputación o la Generalitat?

FG: En este tema, en nuestro Ayuntamiento consideramos que llevamos un avance satisfactorio. Aunque todavía nos queda mucho camino por recorrer, los primeros pasos, que al final son los más difíciles, ya están dados. Contamos con una ordenanza de sede y registro electrónico, somos capaces de generar y mantener expedientes totalmente electrónicos, y poco a poco vamos dando visibilidad de nuestros progresos a la ciudadanía.  De la misma manera nuestro personal, a medida que avanzamos en el proceso, va sensibilizándose más y más en la multicanalidad de los servicios, que al final es la auténtica revolución que nos plantea la Ley de Acceso.

Por otro lado, y contestando a tu segunda pregunta, desde nuestro Ayuntamiento creemos fundamental la colaboración y la reutilización del software para dar un más rápido y mejor servicio a nuestros ciudadanos. Hay una frase muy extendida que resume quizá lo que está ocurriendo en cuanto a la tecnología de las administraciones, y es que”cada uno inventamos la rueda”. En este sentido nos hemos sumado a varias iniciativas de Generalitat y Diputación para compartir software y creemos que el futuro pasa ineludiblemente por generalizar este tipo de actuaciones. Quizá el equilibrio esté en compartir el máximo posible manteniendo la independencia tecnológica suficiente para no perder nuestra propia idiosincrasia.

Para finalizar, ¿cuáles son para ti los retos que desde el punto de vista de las TIC se le plantean a las Administraciones Públicas en los próximos años?

FG: Quizá el reto más importante al que nos enfrentamos es que ya nada va a ser estático. Los avances tecnológicos nos empujarán a una nueva filosofía de administración que irá cambiando a medida que la sociedad lo vaya haciendo también. Ya hemos dejado atrás aquellas épocas en las que nada cambiaba y en las que, cuando sabías una cosa, ya la sabías para siempre.

En estos tiempos en los que cada día es distinto al anterior, debemos estar atentos y buscar, más si cabe, soluciones de eficiencia tecnológica como pueden ser las colaboraciones, los estándares de mercado y el fraguar alianzas con otras organizaciones para mejorar nuestras rentabilidades. En resumen, debemos estar a la altura de lo que exige nuestra ciudadanía y la propia sociedad a un coste razonable.

Muchas gracias por vuestra colaboración con la nueva web tao.es de T-Systems.


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