La importancia de la factura
"Gestión de facturas electrónicas vs Gestión electrónica de facturas"
La factura ostenta un papel destacado en los procesos de gestión de las Administraciones Públicas, desde su recepción, aprobación y reconocimiento hasta el pago de la deuda contraída y su posterior conservación como justificante fiscal. Todas y cada una de las adquisiciones de bienes y servicios que las Administraciones realizan para el desarrollo de su actividad supone la llegada de una factura que ha de gestionarse internamente. Por tanto, cualquier acción que busque la mejora en la gestión de las facturas repercutirá, con seguridad y de forma significativa, en toda la organización. Recientes cambios normativos han establecido las garantías necesarias para mejorar la gestión de las facturas, aplicando conceptos de administración electrónica y gestión documental, reforzando aún más la oportunidad de mejora en este ámbito de gestión.
¿Baile de palabras, o disyuntiva estratégica?
Todo indica, pues, que las Administraciones Públicas se encuentran en el momento oportuno para tomar decisiones de inversión orientadas a aplicar mejoras procedimentales emprendiendo, con paso firme, el camino hacia la verdadera Administración Electrónica. Pero, ¿debe una Administración conformarse con una gestión de las facturas electrónicas, o avanzar hacia una gestión electrónica de las facturas? El sencillo baile de palabras que encabeza este artículo es la verdadera disyuntiva que se les plantea a las Administraciones en el momento de trazar una estrategia corporativa para la gestión de las facturas. En las líneas siguientes vamos a intentar aclarar la diferencia entre ambas estrategias.
La gestión de las facturas electrónicas
Esta primera estrategia pone el énfasis en la factura electrónica, una de las grandes innovaciones a nivel tecnológico y normativo en las relaciones comerciales entre empresas, y entre éstas y la Administración. Es el instrumento perfecto para lograr un canal de integración real entre los sistemas de gestión empresarial y los sistemas de gestión económica de las Administraciones. Así, los datos de una factura introducidos en el sistema de facturación de una empresa son transferidos al sistema de gestión contable de una entidad pública. Los resultados son claros y tangibles: se evita la transformación a soporte papel, el envío por correo postal y el tratamiento manual de la información, disminuyéndose de forma drástica el tiempo y los costes del proceso global de facturación.
Además de los beneficios de la factura electrónica, es necesario destacar la existencia de una normativa que la enmarca legalmente y que ha ido evolucionando desde el Real Decreto 1496/2003 hasta la actualidad. Este marco legal no es baladí, ya que concreta las condiciones para que la transmisión de facturas por medios electrónicos y firmados digitalmente con certificados reconocidos tenga la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. Todo ello es conocido desde hace tiempo tanto por las Administraciones como por las empresas. Demasiado tiempo, y dinero también, para los pobres resultados obtenidos si nos atenemos al tráfico de facturas electrónicas que hoy en día circulan entre las empresas en España, estimados en un 6% del total de facturas emitidas en el año 2009, según datos de Red.es.
El crecimiento de este tráfico llegará, ya que tecnología y normativa están disponibles, aunque tanto las Entidades Públicas como las empresas todavía han de realizar esfuerzos para aprovechar esta oportunidad. El cambio en la Administración podría llegar de forma acelerada a base de impulsos, como por ejemplo el reciente Plan E, que va a permitir a muchos Ayuntamientos evolucionar tecnológicamente en la dirección adecuada. Pero para poder cerrar el círculo correctamente, será necesario que muchas de las empresas que se relacionan con las Administraciones Públicas, y a quiénes les corresponde por tanto el saque inicial, consigan emitir sus facturas en formato electrónico, actualizando sus sistemas y procedimientos para que ello sea posible. Queda camino por recorrer.
La Gestión electrónica de facturas
Existe una estrategia que va más allá que la anterior, que consiste en que las Administraciones Públicas se centren no en el instrumento (la factura electrónica), sino en la forma de gestionar las facturas. ¿En papel o electrónicas? Este hecho pasa a ser anecdótico, ya que ambos documentos, aunque de formato distinto, son facturas que han de gestionarse internamente en la organización de una forma ágil, eficiente y transparente. Esto es una necesidad real que las Administraciones Públicas tienen encima de la mesa desde hace mucho tiempo. Tanto como la existencia de las facturas, las cuales van pasando de mano en mano durante su largo proceso de aprobación. No debe preocupar el formato original de la factura, sino que la gestión de la misma sea electrónica. Esa es la clave. Las Administraciones Públicas, por tanto, no deberían esperar a que las empresas comiencen a emitir de forma masiva facturas electrónicas para dar este paso, sino afrontar su situación actual y la futura convivencia de facturas en formato papel y electrónico. En el momento en que una factura en formato papel llega a una Entidad Pública, su digitalización y clasificación la convierte en un documento electrónico, siendo éste el primer paso antes de iniciar su tramitación, también electrónica, por las áreas y minimizar así la circulación del papel. A partir de aquí, es necesario poner en marcha los circuitos electrónicos de aprobación por los que “viajará” la factura, junto con toda su documentación anexa imprescindible para dar soporte a su aprobación o rechazo. Y esta aprobación utilizará los mecanismos de firma electrónica avanzada que proporcionan una perfecta cobertura legal asegurando la integridad, la autenticación y el no repudio de los documentos firmados electrónicamente. Los tramitadores de dichos circuitos podrán gestionar la factura con toda la información disponible en su pantalla, dejando en un segundo plano dónde se encuentra el papel. Es más, podrán acceder a la misma información y de la misma forma mucho tiempo después de haber realizado su gestión, porque la factura, digitalizada u originalmente electrónica, se encuentra almacenada en el sistema documental corporativo y disponible desde los sistemas que la gestionaron.
Esta filosofía de trabajo está ya siendo aplicada por algunas organizaciones, como inicio del camino sin retorno hacia el documento electrónico en substitución del documento papel, y, lo que es más importante, la disminución progresiva de la circulación física del papel. De esta forma, cuando lleguen las primeras facturas electrónicas a la Administración, los tramitadores ya tendrán gran parte del camino hecho. Les bastará cambiar un papel que se digitaliza, se archiva y se envía a un circuito, por un original electrónico que, igualmente, se envía a un circuito de aprobación. Si cuando lleguen las facturas electrónicas, las Administraciones no están preparadas para esta nueva forma de gestión, el cambio será forzado y precipitado.
Como conclusión
En este artículo se han desarrollado dos estrategias para plantear la gestión de facturas en una Administración Electrónica. La primera, a la que hemos denominado gestión de facturas electrónicas, pone el énfasis en el instrumento y la tecnología, y tiene como objetivo conseguir que los datos de una factura electrónica pasen “mágicamente” del sistema de facturación de un proveedor al sistema de gestión económico de un ayuntamiento. Si la factura luego no circula de forma eficiente entre las personas encargadas de su tramitación, el trabajo realizado habrá sido en vano.
La segunda estrategia, la gestión electrónica de facturas, focaliza mayormente en la oportunidad de adaptación organizativa y de gestión que ofrecen los recientes cambios tecnológicos y normativos aplicables a la gestión de las facturas. En lugar de esperar a que llegue el aluvión de facturas electrónicas, incide en que las Administraciones se preparen, invirtiendo en mejorar los circuitos de tramitación electrónica, rediseñándolos si es necesario, y aprovechen las ventajas que aportan tanto la gestión documental como la firma electrónica. Desde nuestro punto de vista, esta es actualmente la estrategia más adecuada para las Administraciones, ya que les aporta entre otros beneficios accesibilidad a la información de las facturas, seguridad y trazabilidad de sus circuitos de aprobación, y en definitiva una visión corporativa y global de la gestión de facturas en la organización.
Y, en este planteamiento, las Administraciones han de ser exigentes y no conformarse con soluciones aisladas de firma y de gestión electrónica de documentos, sino exigir soluciones totalmente integradas con los sistemas de gestión corporativos que son los que, al fin y al cabo, aplican la necesaria lógica de negocio en los procesos.
Pero de esto, ya hablaremos en un próximo artículo.