Prólogo: ¿Perdemos el tiempo con las presentaciones?
Si hay algo que todas las personas, independientemente de su profesión, tienen que realizar alguna vez en su vida profesional, es una presentación. Y si hay algo que todas las personas, varias veces en su vida profesional, tendrán que “padecer”, es una mala presentación. Este sufrimiento salpica, curiosamente, no sólo a los que atienden con cansancio una presentación mediocre, sino también muchas veces al mismo presentador, que se ha visto abocado a esta tarea sin la actitud y los instrumentos adecuados para ello. Fomenta, además, pérdidas de eficiencia considerables en las organizaciones, incluyendo las Administraciones Públicas, ya que si lo que nos presentan no se entiende o no ilumina en nosotros el más mínimo interés ¿Para qué se hizo la presentación? ¿Por qué no dedicamos el tiempo a algo más importante?
Saber presentar un proyecto o una idea también incumbe a las Administraciones Públicas
La introducción anterior no pretende menoscabar la importancia que tienen las presentaciones. Presentar no es más que una forma de dar a conocer una información o explicar proyectos o resultados de forma directa ante una audiencia. Y centrándonos en una Administración Pública, esto no sólo es necesario, sino esencial. Los alcaldes, concejales, y políticos en general presentan muchas veces las actuaciones de su corporación ante la prensa o los ciudadanos. Pero también los jefes de servicio de un ayuntamiento presentan su estrategia a sus subordinados, el responsable de informática presenta el plan de actuación a su equipo, e incluso muchos empleados públicos han de exponer alguna problemática de trabajo ante sus compañeros mediante una presentación.
El problema estriba en que la mayor parte de la veces, el que presenta no sabe exactamente qué quiere presentar (objetivo), no tiene claros los instrumentos de cómo presentarlo (forma) y todo ello acaba en una actuación deshilachada (la presentación) delante de un público que, acostumbrado a experiencias anteriores, se debate entre dormir con los ojos abiertos o mantener una postura educada pero ausente. A nivel interno, las malas presentaciones conllevan pérdidas de tiempo y dificultan la transmisión de los mensajes. De cara al ciudadano, dañan además la imagen corporativa de una Administración Pública.
La magia de presentar
"La magia de presentar"
Por tratarse de un bien escaso, una buena presentación hace que los asistentes consideren al presentador como una especie de mago, que la ha sacado de su chistera gracias a un don especial. Pero nada más lejos de la realidad. Preparar una presentación requiere tiempo y unas cuantas pautas. Nancy Duarte, experta en estos temas, sugiere que una persona necesita una media de 90 horas para preparar adecuadamente una presentación de 30 diapositivas. O sea, una media de 3 horas por diapositiva. Por si alguien lo considera excesivo, hay que aclarar que las mejores presentaciones nunca superan las 10 diapositivas.
Existen muchas teorías, cursos y libros sobre cómo deben plantearse las presentaciones, pero el mejor inicio para mejorar tan sólo un poco en nuestra manera de presentar es intentar recordar y analizar aquellas presentaciones que alguna vez nos han impactado, o que sobresalen de las demás. Realizar este ejercicio sugiere algunas pautas como:
- Una presentación es tener algo que contar y comunicarlo. Así de simple. Y si es posible hacerlo a través de una historia o experiencia propia, mejor. Si uno no tiene nada especial o interesante que contar, ¿para qué congregar a varias personas en una sala?
- Aparte de tener algo que contar, hay que tener ganas de ello. El famoso miedo a presentar en público viene en un 90% de los casos generado por no saber muy bien qué contar o no estar comprometido con la idea a explicar.
- Es bueno que lo que se quiere contar, la idea, esté desglosada en un hilo conductor y una serie de argumentos que la sustenten para facilitar su comprensión. Y este es el punto más complicado del proceso. Hay que elaborar este guión sobre papel y sin ordenador, y no construirlo directamente sobre el mismo Power Point: escribir los conceptos a mano ayuda a apreciar los matices y a ver el conjunto de la presentación con perspectiva, tareas harto difíciles de conseguir desde la visión linear de un programa informático. Todo ello nos ha de llevar a responder a la pregunta ¿qué mensaje queremos que les quede a los asistentes grabado en la cabeza al salir de la sala?
- Ser un gran experto en Power Point o similares es muchas veces inversamente proporcional a presentar bien. Una utilización excesiva de los efectos y de las múltiples herramientas que ofrecen estos programas genera ruido y distrae al espectador, cuando de lo que se trata es de transmitirle nuestra idea lo más diáfanamente posible.
- El diseño sí es importante, y hay unas pautas que se pueden aprender. Cuanto más simple y minimalista sea la presentación mejor. El mensaje ha de destacar en la diapositiva y para ello tiene que ser fácil de captar. Poco texto, y a ser posible imágenes o gráficos para acompañar la idea. Una presentación repleta de diapositivas, con demasiado texto y que utiliza numeración y viñetas (los denominados bullets) es el mejor indicador de que quien presenta se quedó anclado en el siglo pasado.
Como conclusión
Tener una idea clara en la cabeza y un hilo conductor para comunicarla es la varita mágica de un buen presentador. Cuando uno tiene una historia que contar interesante, no hacen falta ni siquiera diapositivas. Aunque es evidente que si a una buena historia, le añadimos un ilustrador adiestrado, presentaciones como la ya archiconocida de Sir Ken Robinson sobre educación y creatividad se convierten en verdaderas obras de arte.
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Vídeo obtenido de YouTube (Enlace original)