El marco normativo que ha ido concretándose en los últimos años, en materia contable y gestión del presupuesto público, y las normas que irán desarrollando algunos aspectos de dicho marco, obligan a las administraciones públicas a contar con sistemas de gestión económica capaces de afrontar los cambios con rapidez y fiabilidad. La visión de la contabilidad como un sistema de gestión aislado del resto de sistemas de una administración pública ha dado paso a una concepción más abierta, integrada, que de respuesta a las exigencias de información no solo de los órganos de control externos e internos sino también de los ciudadanos en general y los proveedores en particular, y orientada, en definitiva, a una gestión económica más amplia.
La legislación en materia de estabilidad presupuestaria, transparencia, rendición de información periódica, aplicación de la normativa de administración electrónica e interoperabilidad, lucha contra el fraude y morosidad, etc. requieren sistemas abiertos, capaces de gestionar correctamente la documentación generada, que utilicen con total seguridad la firma electrónica, que compartan información con otros sistemas de gestión corporativos (Registro General, Gestión Tributaria) y con otras administraciones, e, incluso, con los sistemas de gestión de los proveedores para gestionar sus facturas electrónicas.
La rapidez y premura en la exigibilidad de estas obligaciones normativas, hace indispensable disponer de sistemas ágiles y fiables en su adaptación, dados los plazos tan ajustados en que deben cumplirse.
La respuesta de T-Systems a toda esta necesidad de cambios es una realidad con TAO 2.0. GEMA, ya en funcionamiento en más de 25 clientes, siendo nuestra apuesta más importante no solo en el ámbito tecnológico sino, sobre todo, en el funcional. Un sistema diseñado desde su origen y orientado a la transparencia, la gestión por procesos, la gestión documental y la rendición de cuentas a todos los niveles (accountability).
La publicación de la Nueva Instrucción de Contabilidad para Entidades Locales supone un hito más en la actualización normativa de las administraciones públicas y T-Systems inició ya la correspondiente adecuación de sus programas de Gestión Económica, -SICAP C/S, TAO 2.0 GEMA e Inventario Web-, asegurando la disponibilidad de los sistemas adaptados con la antelación suficiente y requerida.
En concreto, la Nueva Instrucción Contable obliga a cambios en la codificación contable de determinados hechos económicos así como en la composición de las cuentas anuales, pero también establece una regulación concreta de las normas de reconocimiento y valoración de los activos y pasivos de la entidad.
Tanto en el caso de SICAP C/S como en el de TAO 2.0 GEMA, se incorporan en la aplicación el nuevo plan de cuentas, las nuevas definiciones de asientos contables y los nuevos formatos necesarios para la rendición de las cuentas. De igual forma, se pre-configuran procesos para realizar los asientos de ajuste de saldos necesarios tras el cambio instrucción.
La instrucción contable incide, de nuevo, en la transparencia de la información y la utilización de medios electrónicos y telemáticos en el ámbito de la función contable, tanto en el registro de los justificantes de gastos y documentos contables, como en su conservación y su remisión a los órganos de control. Este aspecto, es en TAO 2.0 GEMA donde ya viene desarrollado de origen y donde se están focalizando todos los esfuerzos para avanzar en el campo de la administración electrónica aplicada a la gestión contable, aunque también SICAP C/S dispone ya de algunas funcionalidades para la utilización de medios electrónicos.
Por último, la nueva instrucción introduce la obligatoriedad de la incorporación, a partir de las cuentas anuales del 2017, de la información referente al coste de las actividades y los indicadores de gestión. Es ya indispensable la implantación de sistemas de costes en la administración local dotándonos de herramientas para su control y gestión. En este campo, las nuevas funcionalidades estarán disponibles únicamente en TAO 2.0 GEMA.
Las versiones con los cambios requeridos por la nueva Instrucción Contable se liberarán a lo largo del segundo trimestre de 2014. Por último, y también durante la primera mitad del 2014, T-Systems organizará eventos explicativos de los principales cambios de la normativa, así como su traslado y configuración en nuestros sistemas de gestión económica.