Gestión de Expedientes

La visión por procesos en la gestión de los expedientes

Si los documentos constituyen la información con la que trabaja una Administración Pública, el expediente representa el vehículo con el cual circulan por toda la organización.

Una gestión de expedientes moderna es aquella que garantiza una visión horizontal y por procesos en la Administración, centrada en las demandas de los ciudadanos y no sólo en las necesidades de cada Departamento. Las Administraciones Públicas necesitan soluciones cuyas funcionalidades tengan como eje vertebrador el expediente.

ePAC: Solución para la Gestión de Expedientes en las Adminstraciones Públicas

ePAC es la solución con interfície web de Gestión de Expedientes que permite el inicio, consulta y notificación telemática de los expedientes.

Conoce todas las funcionalidades y claves de ePAC

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Beneficios de un sistema de gestión de expedientes como ePAC

  • Es un único gestor de procesos transversal para definir los procedimientos en todas las unidades de la organización: gestión del gasto, fiscalización de operaciones contables, devolución de ingresos, solicitudes de fraccionamiento, solicitudes de vacaciones de los empleados…
  • Se integra con el resto de los sistemas corporativos. Por ejemplo, desde un expediente de licencia de obra el tramitador puede registrar el cobro de la tasa de residuos directamente sobre el sistema de gestión de tributos, contabilizar la fianza sobre el sistema de gestión contable o grabar un registro de salida en el libro oficial de la organización.
  • Potencia la eficacia de la gestión interna y la calidad de los servicios corporativos, mediante la automatización y la gestión integrada de procesos que repercute por ejemplo en una reducción de los plazos de resolución de los expedientes.
  • Cumple con los requerimientos y derechos de la LAECSP: acceso por medios electrónicos a la información de los expedientes mediante transacciones seguras y confidenciales o utilizando la firma electrónica como medio de identificación y presentación de la documentación.
  • Proporciona una fácil medición de la calidad de la gestión interna mediante la obtención de indicadores de volumen, de actividad y de eficiencia: solicitudes de ayudas monetarias tramitadas durante el último año por Servicios Sociales, actuaciones realizadas en un mes por el técnico de urbanismo, tiempo medio de resolución de los expedientes, servicios más saturados o lentos…
  • Propicia un ahorro en el uso de papel y en el espacio de almacenamiento de documentación por el uso progresivo de documentos electrónicos con las mismas garantías jurídicas y de conservación que los expedientes en papel.

El módulo de Censos

¿Qué es el módulo de Censos?

En todas las Administraciones existe una gran cantidad de registros habilitantes o censos sobre los que se realizan actuaciones procedimentales. Muchas veces los sistemas de gestión de procedimientos sólo permiten de una forma natural la gestión de los trámites pero presentan más dificultades para el control de la información.

Por esta razón sobre la nueva solución ePAC se ha desarrollado un módulo de censos que permite contar con la base tecnológica necesaria para el control de la información de los registros habilitantes contemplando las actuaciones de alta, baja y modificación que este tipo de actuaciones requiere. Además, permite la iniciación electrónica por parte del Ciudadano, ya que éste puede inscribirse a un censo desde el propio Registro Electrónico.

Conoce el módulo de Censos de ePAC

Conoce las soluciones prediseñadas disponibles

Descarga el folleto del Módulo de Censos de ePAC

Módulo de Censos

Es un módulo que complementa a la solución ePAC y puede ser utilizado como base para:

  • Prediseñados: Sobre el módulo de Censos ya existen varias soluciones prediseñadas.
  • Realización de actividades de inspección. Utilizando como base el módulo de censos es posible llevar el control de las actividades asociadas a Servicios permitiendo cumplir la normativa vigente en materia de liberación de servicios y los preceptos establecidos en el mismo sentido dentro de la Ley de Economía Sostenible.
  • Realización de campañas. El módulo de censos puede servir para poder crear censos o registros que sean la base de posteriores campañas de difusión o comunicación.
  • Otras funcionalidades. Este módulo permite dar cobertura a muchas más necesidades de la Administración ya que mediante el mismo cualquier relación de información que se necesite tener controlada se podrá llevar gracias a esta utilidad.

Los indicadores en la Gestión de Expedientes

sTIIM: Solución de Indicadores de Gestión y Cuadros de Mando para las Administraciones Públicas

En base a nuestra experiencia en el ámbito de las Administraciones Públicas, hemos desarrollado sTIIM, un Sistema Transversal de Indicadores e Información Municipal, con el que podemos dar una respuesta eficaz y eficiente a las necesidades de análisis de los servicios.

Conoce todas las funcionalidades y claves de sTIIM

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Imágen de artículo: Indicadores

En el ámbito de los expedientes administrativos, STIIM permitiría evaluar el impacto logrado por los servicios y actividades de una Administración mediante indicadores como:

  • Volumen total de expdientes por unidad
  • Recuento de procedimientos por negociado
  • Porcentaje de alegaciones presentadas sobre el total de expedientes iniciados
  • Resoluciones por silencio administrativo
  • Porcentaje de cumplimiento de los plazos de ejecución de un trámite
  • Tiempo medio de realización de los trámites completados en el período

¿Qué ofrecemos? Soluciones y Servicios para la Gestión de Expedientes

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La distribución geográfica de las referencias tao en Ayuntamientos abarca la totalidad de la península, Islas Baleares, Islas Canarias y las Ciudades Autónomas de Ceuta y Melilla.

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