Gestión sin Papeles

Los documentos y el papel

Si hay un estereotipo que la mayoría de las Administraciones Públicas quieren desterrar es aquel que las considera como el templo del papel, en el que parte de la gestión de los trabajadores públicos va destinada a hacer circular, duplicar y almacenar diferentes tipos de documentos.

Para poder llegar a una gestión sin papeles, las Administraciones Públicas han de cambiar de paradigma, incluyendo en su día a día conceptos como el de ciclo de vida del documento y gestión documental, de forma a el documento digital se incorpore a los circuitos administrativos desde su creación (por ejemplo en el Registro) hasta su catalogación en el archivo.

Soluciones de Gestión Documental para las Administraciones Públicas

Soluciones para dotar a la institución de un sistema específico, eficiente y sistemático de control en la creación y captura de los documentos de una entidad.

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Beneficios de una estrategia de gestión documental y de archivo en las Administraciones Públicas

Para los ciudadanos

  • Acceder por medios telemáticos a la información de los expedientes.
  • Evitar presentar más de una vez el mismo documento a la Administración.
  • Conservación en formato electrónico de los documentos de un expediente.
  • Obtener copias electrónicas de los documentos.
  • Usar la firma electrónica como medio de identificación y presentación de la documentación.
  • Acotar los plazos de tramitación.

Para la Administración Pública

  • Transparencia y cumplimiento de la LAECSP y de la LOPD.
  • Aumento de la productividad, pudiendo dedicar los recursos a tareas menos administrativas.
  • Mayor seguridad y calidad, evitando la pérdida o deterioro de documentos.
  • Ahorro económico.

Para el Medio Ambiente

  • Reducir exponencialmente las fotocopias y el consumo de papel.
  • Un ahorro de 200.000 hojas de papel equivale a salvar 24 árboles.

Para el empleado de la Administración Pública

  • Disponer de todos los datos y documentos en un mismo entorno y sin moverse de su lugar de trabajo.
  • Los circuitos electrónicos de firma le facilitan el seguimiento de la tramitación.

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