ePAC: Solución de Gestión de Expedientes

¿Qué es ePAC?

ePAC es la solución de gestión de expedientes web para las Administraciones Públicas que permite el inicio, consulta y notificación telemática de los mismos. Dispone de un catálogo que recopila, describe y clasifica los procedimientos y servicios existentes en la entidad.

Adicionalmente, muestra al usuario un resumen de la situación diaria de sus expedientes. Permite tramitaciones masivas y gestión de los documentos asociados a los expedientes.

El expediente electrónico, la clave de la solución de Gestión de Expedientes ePAC

ePAC es la plataforma que garantiza la formación del expediente electrónico orquestando los siguientes componentes:

  • Catálogo de procedimientos y de servicios para facilitar el acceso a la información y al procedimiento administrativo.
  • Carpeta Ciudadana para enviar solicitudes y aportar documentación vía Internet con firma electrónica reconocida.
  • Compulsa electrónica de documentos mediante firma electrónica para solicitudes y aportaciones de documentación por canal presencial.
  • Registro electrónico para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones con la Administración.
  • Repositorio documental unificado que garantiza la localización, disponibilidad y reutilización de los documentos de una forma rápida, eficiente y económica.
  • Vista electrónica del expediente para acceder al mismo por múltiples canales.
  • Notificación electrónica segura oara la gestión de notificaciones telemáticas entre la Administración Pública y los ciudadanos.
  • Archivo electrónico seguro de todos los documentos creadso durante la tramitación del expediente, que garantiza la integridad, autenticidad, disponibilidad, conservación y legibilidad de los mismos a largo plazo.
  • Servicio electrónico de consulta, previa identificación, para informar del estado de tramitación del expediente.
  • Índice electrónico firmado por el órgano correspondiente con la relación de todos los documentos generados en el marco del expediente.

Los componentes de la solución de Gestión de Expedientes ePAC

La batuta

La normativa que amrca el compás de actuación de la Administración.

Un marco común

Leyes básicas como la 30/1992 LRJAPPAC, la 4/1999 o la Ley 11/2007 LAECSP determinan los criterios y los pasos a seguir por parte de todas las Administraciones Públicas.

Establece los ritmos de actuación

Mediante el despliegue y desarrollo, en cada Administración Pública, de la normativa básica y la elaboración de instrucciones y manuales de simplificación y calidad.

Marca el ritmo

Las Cartas de Servicio de una Administración definen las condiciones de prestación de cada uno de los servicios que tiene encomendados y marcan compromisos de calidad concretos y perceptibles por el ciudadano.

La partitura

Un catálogo de procedimientos inventariado y ordenado.

Recopila información

Identifica y cataloga todos los procesos, procedimientos y servicios existentes en la organización.

Describe los procedimientos

Aglutina información de relevancia para los ciudadanos y para los gestores de cada uno de los procedimientos identificados.

Visión de servicio

Ofrece una visión general de los procedimientos y servicios que se ofrecen al ciudadano.

Guía de priorización

Instrumento base para priorizar el proceso de informatización de los procedimientos inventariados.

Los instrumentos

Un conjunto de módulos que no desafinan entre sí.

El definidor de procedimientos

Modela los procedimientos de toda la organización: sus actos administrativos y trámites, los documentos, los datos específicos del procedimiento y los circuitos de firma necesarios para la tramitación.

El tramitador de expedientes

Gestiona todas las peticiones que afectan a la tramitación de los expedientes. Estas se registran a través de “actuaciones”, que es donde reside la lógica de negocio de todas las funciones que afectan a la tramitación de un expediente.

Control de gestión y auditoría

Obtiene indicadores de gestión y registra qué, quién y cuándo se realizó una operación concreta dentro del sistema sobre el expediente.

Una banda interoperable y multicanal

Ciudadanos

Quejas, Ayudas, Autorizaciones, Citas, Pagos, Recursos

Servicios al Ciudadano

Inicio y tramitación de expedientes desde cualquier canal habilitado.

Gestión de documentos aportados para su reutilización

Descripción de la situación de sus expedientes adecuada a su perfil.

Servicio proactivo: avisos y comunicaciones asociados a hitos de su interés.

Responsables de Gestión

Indicadores de columen, eficiencia y eficacia

Cuadros de mando

Elaboración de tableros de control web con indicadores de su ámbito de gestión y cubos multidimensionales para analizar la información.

Hitos y plazos

Identificación de las fechas clave en la tramitación y control de la consecución de los hitos.

Empleados Públicos

El escenario: visión global de la situación

Bloques reglados

Permiten gestionar de forma homogénea los requerimientos, las notificaciones y los recursos.

Entorno de trabajo

ePAC ofrece al trabajador público un escritorio con la situación real y actualizada de sus expedientes y encargos recibidos o enviados a otra unidad, agrupados por estado de tramitación: pendientes, aceptados, en curso…

Gestión de ámbitos específicos

Para procedimientos transversales como contratación o subvenciones.

El módulo de Censos

¿Qué es el módulo de Censos?

En todas las Administraciones existe una gran cantidad de registros habilitantes o censos sobre los que se realizan actuaciones procedimentales. Muchas veces los sistemas de gestión de procedimientos sólo permiten de una forma natural la gestión de los trámites pero presentan más dificultades para el control de la información.

Por esta razón sobre la nueva solución ePAC se ha desarrollado un módulo de censos que permite contar con la base tecnológica necesaria para el control de la información de los registros habilitantes contemplando las actuaciones de alta, baja y modificación que este tipo de actuaciones requiere. Además, permite la iniciación electrónica por parte del Ciudadano, ya que éste puede inscribirse a un censo desde el propio Registro Electrónico.

Descarga el folleto del Módulo de Censos de ePAC

Módulo de Censos

Es un módulo que complementa a la solución ePAC y puede ser utilizado como base para:

  • Prediseñados: Sobre el módulo de Censos ya existen varias soluciones prediseñadas.
  • Realización de actividades de inspección. Utilizando como base el módulo de censos es posible llevar el control de las actividades asociadas a Servicios permitiendo cumplir la normativa vigente en materia de liberación de servicios y los preceptos establecidos en el mismo sentido dentro de la Ley de Economía Sostenible.
  • Realización de campañas. El módulo de censos puede servir para poder crear censos o registros que sean la base de posteriores campañas de difusión o comunicación.
  • Otras funcionalidades. Este módulo permite dar cobertura a muchas más necesidades de la Administración ya que mediante el mismo cualquier relación de información que se necesite tener controlada se podrá llevar gracias a esta utilidad.

Las soluciones prediseñadas

¿Qué son las soluciones prediseñadas?

Sobre el módulo de Censos de ePAC, se ha desarrollado una selección de varias soluciones prediseñadas, escogidas entre los principales censos que existen en la Administración Pública.

Conoce las soluciones prediseñadas disponibles

Descarga el folleto 'Censos y soluciones prediseñadas'

Solución prediseñada: Registro de Animales Peligrosos

Sobre el módulo de Censos ya existen varias soluciones prediseñadas y algunas en preparación:

  • Registro de Animales Peligrosos
  • Registro de Entidades Ciudadanas
  • Registro de Parejas de Hecho
  • Inscripción en cursos o actividades municipales
  • Promoción Económica (en preparación)
  • Contratación (en preparación)

Los indicadores en la Gestión de Expedientes

sTIIM: Solución de Indicadores de Gestión y Cuadros de Mando para las Administraciones Públicas

En base a nuestra experiencia en el ámbito de las Administraciones Públicas, hemos desarrollado sTIIM, un Sistema Transversal de Indicadores e Información Municipal, con el que podemos dar una respuesta eficaz y eficiente a las necesidades de análisis de los servicios.

Conoce todas las funcionalidades y claves de sTIIM

Descarga el datasheet en formato PDF

Imágen de artículo: Indicadores

En el ámbito de los expedientes administrativos, STIIM permitiría evaluar el impacto logrado por los servicios y actividades de una Administración mediante indicadores como:

  • Volumen total de expdientes por unidad
  • Recuento de procedimientos por negociado
  • Porcentaje de alegaciones presentadas sobre el total de expedientes iniciados
  • Resoluciones por silencio administrativo
  • Porcentaje de cumplimiento de los plazos de ejecución de un trámite
  • Tiempo medio de realización de los trámites completados en el período

¿Qué hacemos? Soluciones y Servicios para las Administraciones Públicas

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