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Gestión documental para las Administraciones Públicas
¿Una gestión documental integrada?
Es la solución para dotar a la institución de un sistema específico, eficiente y sistemático de control en la creación y captura de los documentos de la entidad.
Independiza los documentos de los aplicativos que los generan o gestionan. Facilita la trazabilidad de las acciones realizadas sobre ellos (en cumplimiento de la LOPD). Acepta múltiples formatos que convierte automáticamente garantizando su legibilidad futura.
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El ciclo de vida del expediente en una Administración Pública
Inicio
Registro
Presencial y telemático, gestiona y mecaniza la información relativa a las comunicaciones entre la institución y el exterior, dejando constancia de cada una de ellas. El escaneado agiliza la aportación controlada de documentos durante el proceso.
Sellado, Clasificación
REGISTRA
Registra es la solución de registro en tao 2.0
Datasheet en formato PDF
Tramitación
Gestor de Expedientes
Permite la gestión y seguimiento transversal de los expedientes, garantizando criterios de tramitación homogénea e información integrada en toda la organización.
Expediente
ePAC
Registra es la solución de registro en tao 2.0
Funcionalidades y claves
Datasheet en formato PDF
Conectores
Integran los aplicativos de gestión con el gestor documental. Cualquier documento generado o capturado por un usuario de gestión (Contabilidad, Tributaria…) se almacena automáticamente en el repositorio.
Integración
Archivo
Gestor de Archivo
Garantiza a largo plazo la integridad, autenticidad, disponibilidad, conservación y legibilidad de los documentos mediante reglas de clasificación y calendarios de conservación.
Disponibilidad, conservación
El ciclo de vida del documento en las Administraciones Públicas
Captura
Documentos
Entran en la Corporación en formato papel a través de la OAC o por canales electrónicos (e-Registro). Los documentos papel se capturan uno a uno a la entrega o se escanean masivamente por lotes mediante etiqueta de código de barras. Además, de coumentos procedentes del exterior (instancias, anexos, documentos porpios, de terceros u otras Administraciones Públicas), el Repositorio Documental se alimenta también de documentos internos de las áreas de gestión (resoluciones, informes…). Las salidas más habituales son las notificaciones, los certificados y los volantes.
Las claves: Papel, Electrónico
Clasificación, autenticación y utilización integrada en la gestión
Metadatos
Los metadatos identifican de forma unívoca y normalizada un documento concreto. Se trata de datos referidos al documento: código, titular, número de expediente, descripción, reutilización (Sí o no), requerimiento de firma (sí o no), vigencia, serie documental, palabras clave…
Los metadatos se van rellenando automáticamente desde los aplicativos de gestión, aunque los principales ya se introducen en el Registro. Son un elemento clave en la fase de archivo ya que marcan las reglas de clasifiación y los calendarios de conservación.
La clave: Legibilidad
Circuitos de firma
La firma electrónica puede ser utilizada desde los aplicativos de gestión en los que está 100% integrada (Registro, Secretaría, Contabilidad…) o desde un portafirmas.
El circuito de firma forma parte del acto administrativo, y está en conformidad con plataformas autorizadas (MAP @firma, CATcert…) para garantizar la validez de los certificados. Existen más de 20 circuitos de firma predefinidos.
La clave: Autenticidad
Conservación o eliminación
Repositorio documental
Los documentos se almacenan en un repositorio documental, disponiendo cada uno de ellos de una ficha documental que lo identifica. Esto permite su localización y la disponibilidad de los mismos de forma rápida, eficiente, económica y segura desde toda la organización.
El repositorio independiza los documentos de los aplicativos que los generan o gestionan, facilita la trazabilidad de las acciones realizadas sobre ellos (en cumplimiento de la LOPD), y garantiza su legibilidad futura al aceptar múltiples formatos y su conversión automática.
Las claves: Integridad, Seguridad
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